Doskonalenie zaczyna się od… siebie. Taki tytuł miało moje pierwsze wystąpienie na scenie. Przekonywałem wtedy ponad setkę słuchaczy, że praca nad doskonaleniem organizacji jest w rękach każdego. Oczywiście zgodnie z przypisaną do swojego stanowiska rolą, co nie zmienia faktu, że każdy jakąś rolę ma.
Bo doskonalenie to wynik kolektywu, a nie wysiłków jednej osoby (np. Lean Managera). Dlatego dziś zajmę się opisaniem podejścia do doskonalenia organizacji jako całości za pomocą 4K, gdzie każde z „K” oznacza inną składową.
Zacznę od Kaizen, które niby wszyscy znają i rozumieją, a jednak w kontekście doskonalenia procesów oznacza coś zupełnie innego, niż często powielane w internecie informacje.
Kaizen zapisane znakami Kanji wygląda tak, jak po prawej. W standardowym podejściu składa się z dwóch znaków. Kai (zmiana) po lewej, oraz Zen (dobro) po prawej. W rezultacie otrzymujemy „Zmiana na lepsze”.
Większość na tym poprzestaje i uznaje wszystkie drobne aktywności optymalizacyjne za Kaizen. Okazuje się, że ten zwrot ma głębsze znaczenie, które odkrywa się przy lepszej znajomości języka japońskiego i rozłożeniu „Kai” na dwa osobne znaki.
To co zwykliśmy tłumaczyć na polski jako „Ciągłe doskonalenie” czy bardziej dosłownie „zmiana na lepsze”, zmienia swoje znaczenie w obliczu świeżych informacji, którymi się podzielę.
Ta wiedza pochodzi od Katie Anderson, uznanej w świecie konsultantki w zakresie Leadershipu i Lean, która w 2015 roku przeprowadziła się do Japonii by lepiej zgłębić tajniki Systemu Produkcyjnego Toyoty oraz języka japońskiego. Dzięki temu dziś mogę przekazać Wam uzupełnione wyjaśnienie, czym jest Kaizen:
Po rozdzieleniu „Kai” na dwa elementy składowe oraz dodanie kontekstu do „Zen”, odsłania się przed nami ukryte, prawdziwe znaczenie Kaizen. A chodzi o samodyscyplinę i zdolność do doskonalenia samego siebie w imię większego dobra.
W tym momencie całkowicie zmienia się sens stosowania zwrotu Kaizen w kontekście doskonalenia procesów w przedsiębiorstwie.
Przechodzimy z ciągłego doskonalenia, znanego jako optymalizacja procesów w tzw. drobnych krokach do pracy nad samym sobą i „ciągłego samorozwoju” w duchu Hansei, czyli głębokiej refleksji. Dopiero ta zmiana podejścia ma doprowadzić do wykonywania działań optymalizacyjnych, które nazywamy Kairyo.
Dobrze wyjaśnia to grafika, którą pożyczyłem z publikacji LinkedIn ( LINK ) od Juna Nakamuro, którą wstawiam w oryginale po angielsku poniżej.
Mamy więc całkowite odwrócenie znaczenia Kaizen, które znaliśmy do tej pory. Najgorszym znanym mi wykorzystaniem zwrotu Kaizen jest nazywanie programów sugestii pracowniczych mianem „Program Kaizen”. W większości przypadków firmom nie zależy na drobnych usprawnieniach procesu, a dużych projektach optymalizacyjnych.
Cieszy mnie szczera wiara firm w pomysłowość i wynalazczość pracowników, natomiast należy pamiętać, że duże projekty są raczej wynikiem solidnych analiz i niemałych nakładów finansowych, a nie wrzuceniem karteczki do skrzynki na pomysły przy szatni pracowniczej 🙂
Te duże projekty określamy mianem Kaikaku.
Znak „Kai” to ten sam, który już widzieliśmy wcześniej w Kaizen, tym razem druga część to „Kaku”, którą można przetłumaczyć jako transformacja / reforma. Mamy więc do czynienia z dużym projektem, rewolucyjną zmianą w procesie. Takich rzeczy nie robi się w ramach inicjatyw pracowniczych ani „programu Kaizen”.
Projekty tego kalibru prowadzą zazwyczaj managerowie Lean lub inni przedstawiciele kierownictwa, ze względu na złożoność i konieczność współpracy wielu działów w firmie, aby zadanie tego kalibru mogło się udać.
Na samym szczycie drabiny 4K mamy do czynienia z działaniami, które zmieniają bieg zdarzeń w całej branży czy przemyśle.
Wchodzimy w świat innowacji, takich jak pojawienie się GUI (interfejs graficzny użytkownika), DynaTAC 8000X Motoroli, Netflixa i innych wynalazków, które całkowicie zmieniły rynek. To wynalazki, programy, usługi, które kiełkują w głowie wynalazcy, a następnie powoli przekształcają się w rzeczywistość.
To nie pomysły pracownicze, analizy rynku, analizy danych wewnątrzfirmowych, zestawień czy tabelek prowadzą do innowacji. To konkretna wizja, napędzona doświadczeniami, negatywnymi lub pozytywnymi, powoduje, że ludzie pokroju Steve’a Jobsa, Elona Muska czy Hewlett i Packard wprowadzają innowacyjne produkty na rynek.
Te innowacje określamy mianem Kakushin.
W tym przypadku powtarzamy drugi człon z poprzedniego zwrotu, a więc „Kaku” i dopisujemy „Shin”, oznaczające nowe. W rezultacie otrzymujemy uproszczone tłumaczenie jako Innowacja.
Podsumowując, Kaizen to proces wewnętrzny, zachodzący w naszym umyśle. Przełożenie tego procesu na działania doskonalące to Kairyo. Duże projekty noszą miano Kaikaku, a innowacje to Kakushin.
Wzrost organizacji względem tradycyjnego modelu prowadzenia przedsiębiorstwa można przedstawić za pomocą wykresu porównawczego, wraz z wyszczególnieniem roli poszczególnych składowych 4K:
Podsumowując, wszystkie 4K składają się na ponadprzeciętny wzrost organizacji. Podane w odpowiednich proporcjach sprawiają, że firma wyprzedza swoich konkurentów i wygrywa na rynku.
Proces Kaizen + Kairyo powinien być zarezerwowany przede wszystkim dla pracowników liniowych i brygadzistów. To oni uczestniczą w procesach i mają najlepszą wiedzę o problemach czy potencjałach do poprawy. Takie usprawnienia mają charakter lokalny i niewielkie przełożenie na cały proces.
Kaikaku to projekty, którymi powinien zarządzać Lean Manager lub ktoś z kierownictwa. Ten rodzaj działania ma wpływ na całość procesu lub wiele procesów naraz i powinno się rozpatrywać ich realizację szeroko, z uwzględnieniem wszystkich interesariuszy.
Kakushin zmienia zasady gry. W takich przypadkach zazwyczaj tworzymy nową rzeczywistość firmy i zaangażowanie zarządu jest nieodzowne, by projekty tego kalibru dowieźć do szczęśliwego końca.
Pamiętaj jednak, że wszystko zaczyna się od Kaizen. Bez tego niemożliwe jest wejście na wyższy poziom, dlatego należy skupić się na wzbudzeniu refleksji i kwestionowaniu status quo u pracowników. Gdy ten proces ruszy, koło zamachowe zacznie się rozpędzać.
I oby nigdy się nie zatrzymało 🙂
